歓送迎会の幹事は「スピード」が命
3〜4月の歓送迎会シーズン、異動・入社の情報が確定してから動き始めると、希望の会場がすでに埋まっていた——という事態になりがちです。
歓送迎会幹事の準備スケジュール
| 時期 | やること |
|---|---|
| 開催6〜8週前 | 主賓の確認・日程調整・会場の仮予約 |
| 開催4〜5週前 | 参加者への案内・出欠確認 |
| 開催2〜3週前 | 人数確定・会費設定・進行準備 |
| 開催1週前 | 最終確認・プレゼント手配 |
| 当日 | 受付・進行・会費集金 |
| 翌日 | お礼・精算 |
【6〜8週前】最初にやること
主賓のスケジュールを最優先に確認します。歓送迎会向け会場選びのポイント：個室または貸し切り・アクセス・マイク音響設備・最低保証人数の確認。
プレゼント選びのコツ
- 送られる方の趣味・好みをさりげなく確認する
- 異動先に持っていきやすいもの（かさばらないもの）が喜ばれやすい
- 花束はお店に「送別用」と伝えると適切なものを提案してもらえる
歓送迎会の一般的な進行の流れ
- 開会の挨拶（幹事・司会が行う）
- 上司・代表者による挨拶
- 乾杯の音頭
- 歓談・料理
- 送られる方へのスピーチ・花束贈呈
- 新入社員・異動者の自己紹介
- 締めの挨拶・一本締め
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まとめ
歓送迎会の幹事は「早く動くこと」と「主賓への配慮」の2点が成功の鍵です。