ケータリングの頼み方｜会議・社内イベントで失敗しない方法

📋 この記事を読んだらわかること
・ケータリングと出前・仕出しの違い
・会議・社内イベントでケータリングを頼む手順と注意点
・料理ジャンル・スタイル別の選び方
・失敗しない発注のポイントと当日の段取り

目次

• ケータリングとは？出前・仕出しとの違い
• ケータリングが向いているシーン
• ケータリングを頼む手順・流れ
• 料理スタイルの選び方（立食・着席・ボックス型）
• 発注前に確認すべき10のポイント
• 当日の準備と段取り
• よくある失敗と対処法
• まとめ

ケータリングとは？出前・仕出しとの違い

ケータリングは「料理・飲み物・食器・スタッフをまとめてイベント会場に持ち込み、その場で提供するサービス」です。単に料理を届けるだけの出前・仕出しとは異なり、セッティング・サービス・片付けまで一括で対応してくれるのが最大の特徴です。

サービス	料理提供	食器・セッティング	スタッフ常駐	片付け
出前・デリバリー	○	×（容器のみ）	×	×
仕出し	○	△（器持参のみ）	×	×
ケータリング	○	○	○	○

ケータリングが向いているシーン

• 社内パーティー・懇親会・忘年会
• 新オフィス・新店舗のオープニングパーティー
• 展示会・発表会などのビジネスイベント
• 社内研修・セミナーのランチ提供
• 会議室や社内スペースでの食事

ケータリングを頼む手順・流れ

STEP 1：開催概要を整理する（1〜2ヶ月前）

• 開催日時・場所（会場の住所・搬入口の有無）
• 参加人数（概算）
• 食事スタイル（立食・着席・ボックス型）
• 予算（1人あたり目安）
• アレルギー・ハラール・ベジタリアン対応の有無

STEP 2：業者に見積もりを依頼する（3〜4週間前）

上記の情報を整理して3〜5社に見積もりを依頼します。同条件で比較することで、料金・対応力・サービス内容の差が見えてきます。

STEP 3：メニュー・プランを確定する（2〜3週間前）

見積もりを比較して業者を選定したら、メニュー・数量・オプション（花・飾り付けなど）を確定します。アレルギー対応食の有無もこの段階で明確にします。

STEP 4：最終確認と当日の段取り（1週間前）

• 参加人数の最終報告
• 搬入時間・搬入経路の確認
• テーブル・電源・冷蔵設備の有無を確認
• 支払い方法の確認（当日現金・請求書払い・カードなど）

料理スタイルの選び方

立食スタイル

参加者が自由に動き回れる立食スタイルは、交流・ネットワーキングを目的とした懇親会に最適です。テーブルとイスが不要なためスペースを広く使え、100名以上の大規模イベントにも対応しやすいです。

着席スタイル

ゆっくり食事をしながら話したい場合や、年配者・体力的に立食が難しい参加者がいる場合は着席スタイルが向いています。セッティングにスペースと時間が必要なため、会場と事前に相談が必要です。

ボックス型（お弁当スタイル）

会議や研修のランチに適した個人配膳型です。食器の洗浄が不要で感染症対策にもなります。スタッフ不在でも対応できるため、コストを抑えたい場合にも有効です。

発注前に確認すべき10のポイント

• ✅ 最少発注人数・最大対応人数
• ✅ 搬入時間・撤収時間の対応可否
• ✅ 会場の搬入口・エレベーターの有無
• ✅ アレルギー・食事制限への対応
• ✅ 食器・テーブルクロスの貸し出し有無
• ✅ スタッフ常駐の有無と人数
• ✅ キャンセルポリシー（何日前まで無料か）
• ✅ 支払い方法（事前振込・当日現金・請求書払い）
• ✅ 領収書・請求書の発行対応
• ✅ 当日の緊急連絡先

当日の準備と段取り

搬入前に確認すること

• 搬入経路（エレベーター・搬入口）を担当者に伝えておく
• テーブル・コンセントの位置を確保しておく
• 冷蔵が必要な料理がある場合は冷蔵庫スペースを確保

当日の役割分担

ケータリング業者のスタッフが常駐する場合でも、社内担当者1名を窓口に立てておくとスムーズです。料理の補充タイミング・ゴミの処理・撤収時間などを業者スタッフと連携します。

よくある失敗と対処法

失敗例	対処法
料理が足りなかった	人数の10〜20%増しで発注。追加注文できる業者を選ぶ
搬入が間に合わなかった	搬入は開始1時間前を目標に設定。業者と事前に打ち合わせ
アレルギー対応を忘れた	案内の段階で参加者にアレルギー確認を必ず行う
片付けが大変だった	片付けまで対応する業者を選ぶ・撤収時間を明確に決める
予算オーバーになった	見積もりは必ず書面でもらい、追加費用の発生条件を確認

まとめ

• ケータリングは料理提供＋セッティング＋スタッフ常駐＋片付けまで一括対応
• 立食・着席・ボックス型の3スタイルから目的に合わせて選ぶ
• 発注は2〜3週間前が目安。見積もりは複数社で比較する
• アレルギー・搬入経路・キャンセルポリシーを事前に確認することが失敗防止の鍵
• 当日は社内担当者1名を窓口に立て、業者スタッフと連携する

準備のポイントまとめ

• 2〜3か月前：目的・人数・予算を決め会場候補をリストアップする
• 1〜2か月前：案内送付・出欠締め切り設定
• 2〜3週間前：最終人数確定・座席配置決定
• 1週間前：参加者へリマインド・タイムスケジュール完成
• 当日：30分前現地入り・司会進行・収支確認

幹事代行のメリット

• 会場探しの時間を大幅に節約できる
• プロが交渉するため好条件の会場確保しやすい
• 当日は担当者もゲストとして参加できる
• 費用精算・収支報告も代行で安心

よくある質問

Q：幹事代行に依頼するとどこまでやってもらえますか？
A：会場探し・予約・案内送付・出欠管理・当日進行・収支精算まで全てお任せいただけます。

Q：費用はどのくらいかかりますか？
A：ご依頼内容・参加人数・会場によって異なります。まずはお気軽にご相談ください。

幹事業務全般をプロへお任せください。

幹事業務全般をプロへお任せください。